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マイナンバー|制度の概要と企業の対応について

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マイナンバー|制度の概要と企業の対応について

2016年、1月からマイナンバー制度が始まります。
正確には、2015年10月からマイナンバーの番号通知、2016年1月から番号利用の開始という流れになります。

個人一人に番号が付与され、社会保障や税などの行政手続きや身分証明として利用されるという概要は認知されてきましたが、具体的にはどう変わるの?という方も多くいらっしゃいます。

また、民間企業での対応もどうしたらいいの?という方もいるかもしれないので、対応策についても少しですが紹介したいと思います。

1.マイナンバーについて

1−1 マイナンバーって?

マイナンバーとは、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平かつ公正な社会を実現する社会基盤となるもの。

住民票を有する全ての方に1人1つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されます。

1−2 主な目的

  • 公平・公正な社会の実現
    所得や他の行政サービスの受給状況を把握しやすくなるため、負担を不当に免れることや給付を不正に受けることを防止するとともに、本当に困っている方にきめ細かな支援を行えるようになります。
  • 国民の利便性の向上
    添付書類の削減など、行政手続が簡素化され、国民の負担が軽減されます。また、行政機関が持っている自分の情報を確認したり、行政機関から様々なサービスのお知らせを受け取ったりできるようになります。
  • 行政の効率化
    行政機関や地方公共団体などで、様々な情報の照合、転記、入力などに要している時間や労力が大幅に削減されます。複数の業務の間での連携が進み、作業の重複などの無駄が削減されるようになります。
  • 参照元:内閣官房

2.マイナンバーの活用例

マイナンバーは社会保障や税などの行政手続きに利用されますが、それぞれの主な活用は以下のとおり。

2−1 社会保障

  • 年金の資格取得や確認・給付
  • 雇用保険の資格取得や確認・給付
  • ハローワークの事務
  • 医療保険の保険料徴収
  • 福祉分野の給付 生活保護

2−2 税に関するもの

  • 税務当局に提出する確定申告・届出・法定調書
  • 所得税の源泉徴収
  • 住民税の特別徴収

3−3 災害対策

  • 被災者生活再建支援金の給付
  • 被災者台帳の作成事務

 

注意したいのは、マイナンバーは社会保障、税、災害対策の中でも、法律や自治体の条例で定められた行政手続でしか使用することはできません。

マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の手続のために、国や地方公共団体、勤務先、金融機関、年金・医療保険者などに提供するもので、こうした法律で定められた目的以外にむやみに他人にマイナンバーを提供することはできないことになっています。

マイナンバーを不正入手したり提供した場合には、処罰の対象にもなります。

3.具体的な変更点

3−1 個人番号カードの配布

まず、2015年10月にマイナンバーを通知する『通知カード』が配布されます(券面には氏名、住所、生年月日、性別が記載)。
その後、市区町村に申請すると2016年1月以降に『個人番号カード』の交付を受けることができます。

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個人番号カードで利用できるものは、公表されているもので以下とおり

  • 本人確認のための身分証明
  • e-Tax(国税電子申告・納税システム)をはじめとした各種電子申請
  • お住まいの自治体の図書館利用証や印鑑登録証など各自治体が条例で定めるサービス

3−2 法定調書に個人番号を記載

法定調書の様式に個人番号又は法人番号を記載することになります。

【給与所得の源泉徴収票の様式例】

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【報酬、料金、契約金及び賞与の支払調書の様式例】

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上記の様に、様式が変更されるため社員の扶養親族も含めた番号の収集などが必要になってきます。

また、⼀時的な報酬、配当⾦、保険等の⼀時⾦、投資信託の分配⾦、株式譲渡の対価などを⽀払った相⼿についても、2016年1⽉からマイナンバーの告知を求め、管理していくことが必要となります。

 

4.企業の対応方法について

4−1 マイナンバーの取り扱いと安全管理

マイナンバーは、個人番号及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければならないことになっています。また、従業者に対する必要かつ適切な監督も必要です。

  • マイナンバーの基本方針や取扱規程等の策定
    特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むた
    めに、基本方針を策定し、具体的な取扱いを定める取扱規程等を策定
  • 従業員の個人番号の収集
    なりすまし防⽌のため、個人番号カードの提示など厳格な本⼈確認が必要。
  • マイナンバーの取り扱いに関する監督・教育
    事務取扱担当者の監督・教育を徹底
  • 持ち出しや情報漏えい等の防止
    特定個人情報等を取り扱う電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス防止など

これらの基本的なルールの策定が必要となってきます。ただし、中小規模事業者(従業員数が100名以下の事業者)については、実務の影響に配慮して少し簡素化された安全管理措置で良いことになっています。
詳細な取り扱いはこちら:マイナンバーガイドライン入門

4-2 マイナンバーに対応したシステムの開発・導入

給与を扱う『人事部』は、源泉徴収票・社会保険料支払・給与支払報告など、マイナンバーに対応したシステムの導入が必要になってくる。また、支払調書に対応して、会計を扱う『経理部』についても、マイナンバーに対応したシステム導入が不可欠となりそうです。

5.まとめ

マイナンバーの利用開始は2016年1月からとなってますが、早めに社内ルールなどを整備しておかないと年末大忙しになりかねません。
来月セミナーに参加してくるので、いろいろ記事も更新したいと思います。

近頃マイナンバー制度に関する対策セミナーが頻繁に行われているので活用するのも良いのではないでしょうか。
日本商工会議所:企業におけるマイナンバー制度実務対応セミナー

国税庁ホームページや政府広報でも情報が充実してきたので参考にどうぞ。
国税庁:社会保障・税番号制度<マイナンバー>について   myna

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